Utfordrende å være leder i det offentlige

Hvilke utfordringer står ledere i offentlige virksomheter overfor ved starten av det digitale nettsamfunnet, og hvordan skal vi adressere dem? Dette er blant utfordringene DIFIs råd for ledelse i det offentlige har diskutert i sine to innledende møter. Det svært kompetente rådet ledes av direktør i DIFI Hans Christian Holte og har med profilerte ledere som Ingunn Coward i Lånekassen og Ida Børresen i Utlendingsdirektoratet. Rådet skal bistå Difi i å kartlegge utfordringer lederne står overfor og å finne ut hvordan disse kan håndteres slik at vi kan få flere og bedre digitale tjenester, en mer effektiv offentlig forvaltning og ikke minst bedre og enklere tjenester for oss brukere. Dette er på ingen måte noen enkel oppgave, men rådet har i alle fall satt søkelyset på noen viktige punkter.

Det ene er at alle ledere har ansvar for at deres etater faktisk utnytter de mulighetene som ny teknologi skaper. De har ansvar for å spørre om de er gode nok på dette området, og for at de faktisk også skjønner hva utfordringene kan være.

Det andre er at vi må ta steget fra å snakke i generelle vendinger, til å bli mer konkrete i analysene av hva som hindrer omstilling og ikke minst i beskrivelsene av hva vi vil oppå. Vi må finne ut hvilken kompetanse lederne faktisk har til å adressere disse spørsmålene og vi må skape incentiver og forventninger til resultater som også har med innovasjon og nyskaping å gjøre, og ikke bare til ”det å holde budsjettet”. Vi må også skape en kultur for endring, en kultur der det er forsøk på utvikling og endring settes pris på, selv om en ikke alltid når de ønskede målene.

Det tredje er at vi må kunne beskrive mer detaljert hva ledere faktisk kan gjøre, hvordan de kan utvikle sin egen kompetanse, hvordan de kan bruke den nye intrstrukturen som blant annet sosiale medier gir til å både bedre sitt eget omdømme, overvåke hvordan deres virksomheter oppfattes av ulike berørte aktører med mer.

Politikerne må også være mer aktive og direkte. Ønsker de å digitalisere alle tjenester der saksbehandlingen utelukkende er basert på regler, så må de kreve dette gjennomført også. De må stille de respektive lederne til ansvar for at dette blir gjort i praksis. Selv om det er gjort veldig mye innovativ og bra mht bruk av ikt i offentlig sektor, slik som ferdigutfylt selvangivelse og utviklet enklere innrapporteringer til det offentlige fra næringslivet gjennom Altinn, er det fremdeles mye som mangler. Dette gjør at Norge som e-nasjon, faktisk faktisk havner et stykke nede på listen over de mest innovative nasjonene. Vi kan opplagt gjøre mer, og det er ledernes ansvar at vi faktisk gjør det. Her er hva jeg tror må til:

1. Flere ledere må få en realistisk forståelse av hvilke forandringer ny teknologi skaper i samfunnet, ikke bare med tanke på offentlige tjenester, men med eksempler fra flere arenaer. Selv bruker jeg ofte mediebransjen som eksempel når jeg skal illustrere dette.
2. Flere ledere må gjøre som Ida Børresen, selv bruke sosiale medier for å finne ut hvordan de fungerer, hvordan de kan brukes i det faglige arbeidet og hvor grensene mellom det private og det offentlige går. Ida har valgt å være offentlig på twitter og privat på Facebook, men kunne også brukt Facebook i det faglige, for eksempel gjennom gruppefunksjonen.
3. Vi må få mer trykk på samhandling på tvers av siloene, en annen arbeidsdeling som gjør at digitale tjenester kan bidra til å nå de målene som politikerne setter. Det er mulig å spare milliarder av kroner ved å arbeide smartere, ved å la være å gjøre unødvendig arbeid (for eksempel å bruke smarte mennesker til å behandle saker som ikke avgjøres ved skjønn, men av regler).
4. Vi må skape endringer både top-down og bottom-up. Rigmor Aasrud må ikke lenger være den eneste som snakker om IT i regjeringen. Hvor er kommunalministeren? Her er det behov for samhandling på tvers. Hva med å få et eget organ ala Difi for kommunene på plass allerede i høstens nasjonalbudsjett? Og hva med de andre ministrene? Hvilket fokus har de på innovasjon, på bedre arbeidsprosesser og smartere bruk av teknologi og digitale tjenester? Bottom-up handler om at vi må synliggjøre de svært mange gode initiativene som faktisk gjøres i ulike forvaltningsenheter. En rekke kommuner er  gode i utviklingen av digitale tjenester og digital samhandling. Synliggjør disse. Se hva ledere som får til endringer gjør og kartlegg hva som hindrer lignende prosesser i andre virksomheter.

Difis utvalg har mange og interessante diskusjoner. De skal møtes minst to ganger til og utdype utfordringene. Hva bør de konsentrere seg om? Hva er det vanskeligst å endre? Er det noen som har gode historier om hva en har fått til å dele? Visjoner? Og hvor finnes forskningen som kan hjelpe oss til å utforme den nye praksisen? Her er mange spørsmål og jeg håper på mange som vil og kan delta for å fylle ut vår forståelse av hva som faktisk skjer og hva vi kan gjøre for å øke endringstakten.

Sosiale medier skaper utfordringer for ledere i offentlige virksomheter

Difi har nedsatt et faglig råd som har som oppgave å …

”diskutere aktuelle problemstillinger og utfordringer knyttet til ledelse i staten, og gi råd og innspill som kunnskapsgrunnlag til Difis og FADs videre arbeid med ledelse og medarbeiderskap i staten. Det er også et mål at innspill og råd formidles direkte og kan være direkte til nytte for av forvaltningen.”

I dette rådet sitter erfarne statlige ledere på topp- og mellomnivå og fire forskere som arbeider med ledelse i ulike former.

Rådet har halvårlige møter, der vi diskuterer hvilke utfordringer offentlige ledere står overfor, samt hvordan Difi kan møte disse utfordringene.

Nå har tiden kommet for å spørre hvordan økt digitalisering, påfølgende åpenhet og ”flatere” strukturer, en noe endret arbeidsdeling mellom politikere og forvaltning som følge av sosiale medier og lignende utfordringer utfordrer de offentlige lederne.

Selv har jeg skrevet noe om dette i en artikkel i bok Sosiale medier i all offentlighet, der fokus er på å skjønne rammevilkårene for bruk av sosiale medier i offentlige virksomheter. Min innfallsvinkel er at dette krever en ny kompetanse av lederne. De må forstå hvordan digital økonomi endrer spillereglene i utforming og drift av tjenester, de må forstå hva det innebærer å ha social media litteracy, som Howard Rheingold kaller det, og de må forstå hvilket handlingsrom for endring de egentlig har. Og så gjelder det faktisk å unngå det som en av mine kollegaer kaller «tilløp uten hopp», -å snakke om det, planlegge, utrede, men la den etablerte praksis fortsette som før.

Vi trenger uten tvil mer trykk på endringsprosesser. Det er mange tjenester som kan digitaliseres, mange oppgaver som kan fjernes fordi en kan koordinere arbeide på andre måter enn før og samtidig kan en skape tjenester som også gjør at arbeidsdelingen mellom det offentlige og borgerne endres. Fiksgatami er et begynnende eksempel på slikt

Utfordringene, slik de er formulert av Difi, skal diskuteres på mandag, og aktuelle innspill ønskes velkomne.

 

 

 

Rådets mandat og utfordringer dette halvåret er gjengitt under:

Mandat faglig råd

 

Bakgrunn

Stortingsmelding nr. 19 (2008-2009) ”Ei forvaltning for demokrati og fellesskap” sier at statlige ledere skal synliggjøre forvaltningsverdiene og sette dem ut i live, legge til rette for medbestemmelse og medvirkning fra de ansatte og arbeide for et godt medarbeiderskap i staten.

Fornying og digitalisering vil være viktige forandringskrefter og utfordringer knyttet til fremtidig arbeidsliv i forvaltningen. Den økende digitaliseringen i forvaltningen vil definitivt også påvirke og endre lederrollen og medarbeiderollen – og ikke minst grenseflatene mellom dem.

Det sies i Stortingsmelding nr. 19 (2008-2009) Ei forvaltning for demokrati og fellesskap at ”statsforvaltniga treng eit leiarfaglig miljø med høg kompetanse, med utgangspunkt i leiarplattforma, kan være pådrivar i arbeidet med å utvikle leiarskapen i staten. Dette miljøet skal byggje på det som allereie finst i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), og skal knyte til seg fagmiljø ved universitet, høgskular og konsulent- og andre ressursmiljø i og utafor staten”.

Som et ledd i arbeidet med å utvikle et sterkt lederfaglig miljø i staten har Difi valgt å etablere et faglig råd på ledelse, bestående av forskere og fagpersoner fra akademia samt noen ledere fra statlige virksomheter. I tillegg vil Fornyings-, kirke- og administrasjonsdepartementet ha med en representant.

Deltakerne i faglig råd er utsett i kraft av sin kompetanse, og ikke som representanter for den institusjonen de arbeider ved.
Rådets funksjon, oppgaver og fokus

Rådet skal diskutere aktuelle problemstillinger og utfordringer knyttet til ledelse i staten, og gi råd og innspill som kunnskapsgrunnlag til Difis og FADs videre arbeid med ledelse og medarbeiderskap i staten.
Det er også et mål at innspill og råd formidles direkte og kan være direkte til nytte for av forvaltningen.

Rådets diskusjoner vil omhandle ledelsesmessige utfordringer og muligheter som oppstår i kjølvannet av omfattende digitalisering i forvaltningen, og derav nye organisasjons-, samhandlings-, kommunikasjons- og læringsformer. Kort fortalt skal rådet fokusere på viktige aspekter ved og endringer i lederrollen i en kontekst i av digitalisering og fornyelse.

Rådet skal ikke spesielt fokusere på en bestemt gruppe av ledere (f eks toppledere eller mellomledere), men heller se på de ulike oppgaver og funksjoner som ledere har, og hvordan disse endres eller påvirkes av den nye konteksten.

Difi ønsker særlig at rådet fokuserer på utfordringer knyttet til ledelse av medarbeidere, og grenseflatene mellom ledere og medarbeidere i en fremtidig forvaltning.

En annen viktig innfallsvinkel som rådet skal fokusere på er at digitalisering og fornying handler om økende brukerretting, og hvordan dette utfordrer eller endrer ledernes rolle og funksjon.

Rådet skal jobbe med tanke på flere mulige leveranser og produkter, for eksempel skriftlig dokumentasjon i form av et hefte eller rapport, et delings- og diskusjonsfora på nett og en ulike former for konferanser eller seminarer.

Praktiske forhold og konkrete planer

Faglig råd skal i utgangspunktet være tidsavgrenset til en periode på ca 1 år, og gjennomføre 4 felles møter spredt over året med oppstart i mai 2011. Etter dette året vil vi evaluere og vurdere grunnlaget for å videreføre et slikt råd, samt innretning og arbeidsform.

Rådet ledes av Difis direktør. Difi er rådets sekretariat, som organiserer og leder møtene og diskusjonene, fører referater og oppsummerer og får kvalitetssikret og forankret i rådet det som rådet kommer frem til. Difi vil også ha ansvar for å tilrettelegge for at kunnskap og anbefalinger som rådet kommer frem til på ulike måter spres og formidle ut til forvaltningen.

 

Innspill til diskusjon på møtet:
Ledelse i offentlig sektor handler både i dag og framover om å skape mer velferd for mindre penger i et komplekst landskap hvor politikernes visjoner, innbyggernes forventninger og de ansattes fagkompetanser skal virke sammen. Å lede handler om å stå i dette krysspresset, oppnå resultater og finne langsiktige løsninger som er til fellesskapets beste. Mange ledere opplever likevel at hverdagen mer og mer styres av enkeltsaker og de kortsiktige perspektivene.

Hvordan lede i en verden hvor mediene og meningsmålinger setter den politiske dagsorden? Og som medfører stadig nye krav til rapportering, dokumentasjon og kontroll på lokalt nivå for å kunne bevise at man yter ”value for money”? Hvordan skaper ledere det nødvendige handlingsrommet – og hva kreves av lederen for å utnytte mulighetene som ligger der?

Dette er dilemmaer som allerede særpreger ledelse og styring i det offentlige i dag.
Spørsmålet er hvordan økt digitalisering av forvaltningen påvirker denne virkeligheten?

Bruken av sosiale teknologier gir muligheter for å skape en mer åpen og tilgjengelig forvaltning, noe som er en ønsket utvikling. Det gir statlige virksomheter muligheter til selv å komme på banen med sine satsninger, og dreie fokus til egne saker. Det gir muligheter for omdømmebygging av virksomheten og ledere på en helt ny måte. Og ikke minst gir det muligheter for økt deltagelse og demokrati.

Men hvordan påvirkes lederfunksjoner i et mer åpen og transparent landskap? Blir krysspresset som allerede finnes i dag forsterket eller kan åpenhet og transparens gi nye muligheter? Og hva kreves av ledere da?

En mer teknologikyndig befolkning krever at forvaltningen møter deres behov og forventninger gjennom flere offentlige selvbetjeningsløsninger og gjennom flere kanaler. Også fra politisk hold er det visjoner om at teknologi vil være et sentralt virkemiddel når det gjelder å effektivisere og fornye forvaltningen. Og ikke minst er det forventinger om at nye digitale tjenester møter brukerne ut fra deres behov. Hva vil denne utviklingen bety for måten ledere tenker brukerretting og innbyggerinvolvering på?

Felles for disse perspektivene er at de forteller oss at det er mer utfordrende å ha oversikt, styring og kontroll på informasjonsstrømmene inn og ut av virksomheten. Hva gjør dette med ledelse?
Dette ønsker vi å ha fokus på i møtet 29.august og vi spør rådet:

• Hva finnes av dokumentert kunnskap og erfaring – om lederatferd i denne konteksten/i denne type situasjon?
• Hva vet vi om individuelle lederstrategier/lederatferd for å håndtere situasjonen”,
• Finnes det kunnskap om kollektive ledelsesmessige mekanismer/ordninger som fungerer bra/dårlig?
• Hvilke roller og funksjoner er viktigst i lederskapet nå?
• Er det noen råd vi kan/vil gi forvaltningens ledere knyttet til denne situasjonen?

 

Hvorfor sosiale medier i skolen

Forrige uke holdt jeg foredrag om hvordan ny teknologi og nye tjenester endrer samfunnet, med særlig vekt på å forstå endringer i mediebransjen og skolen, og hvordan vi selv endrer vår forbrukeratferd.

Jeg var på tre skoler og i ett konsulentselskap. Fra konsulentselskapet fikk jeg seinere tilbakemelding der de allerede har begynt å arbeide på andre måter enn før, ved for eksempel å dele tips, ideer, lenker til aktuelle ressurser på nett via tjenester som twitter, delicious og Google+ (du kan følge meg på Google+, twitter, Facebook

På skolene snakket jeg også om hvordan slike tjenester kan bidra til å endre læreprosesser, til å skape variasjon i læreprosesser og skoledag, skape mer interessante oppgaver for elevene og mye mer.

Jeg viste også noen av læringsressursene som er tilgjengelige ute i skyen, matteopplæring på Youtube, hvordan du kan lære å spille piano og tipset om hele settet av gode undervisningsressurser en finner på Kahn academy.

I pausen ble jeg intervjuet av NRK (du kan høre intervjuet og innslaget i sin helhet her) , der journalisten hadde spurt 30 lærere om de var på Facebook og ble overrasket over at 20 av de 30 ikke var der. En mente det var tilfredsstillende at kona var der. Rektor som ble intervjuet var veldig tydelig på at det var viktig at lærerne kjente til elevenes hverdag, og også benyttet mulighetene som lå i å skape både bedre, mer effektive og mer interessante læreprosesser ved å bruke ulike sosiale medier. Og ledergruppen hadde uka før bestemt seg for å gå foran, vise vei og sette seg inn i hvoredan ulike sosiale medier og digitale tjenester kunne bidra til å skape en mer interessant og kanskje også mer effektiv skole. En av ideene i den forbindelse var flipped classroom (omtale her, her, her og her som eksempler), der en snur arbeidsdelingen mellom hjem og skole, lar elevene se undervisningsvideoen hjemme og arbeider videre med forståelse av disse emnene på skolen. Flere norske lærere tester ut dette, og blant annet Ingunn Kjøl Wiik har skrevet om det  her. Og du kan lære mer om det om du reiser på årets Sandvikakonferanse.

NRK-journalisten spurte hva jeg mente om at lærerne ikke var på Facebook og ikke ville være der, og jeg svarte at dette var en unnlatelsessynd. De har ikke noe valg når de faktisk er skolens viktigste ledere, ledere av elevenes læreprosesser. Tenk om du skulle hatt kjørelærere som bare hadde kjørt hest, 2 av 3 kjørelærere kjørte bare hest, mens alle elevene kjørte biler. Selvsagt så hestekjørerne biler, men hva slags kunnskap kunne de bidra med om utfordringen med å planlegge for biler, innovativ bilbruk og så videre?

I ettertid har NRK publisert intervjuet og en omtale, noe Aftenposten også gjorde, og dette har skapt interessante kommentarer.

Noen tror tydeligvis dette handler om å brette sitt privatliv ut på Facebook eller om kommunisere med elevene på Facebook, noen trekker fram mobbing og andre utfordringer i sosial samhandling mellom elevene, og svært mange er bare usakelige, snakker om SV-skolen, om få krav til elevene med mer. Faktisk er det veldig få av innleggene som omtaler selve poenget og som ikke tillegger meg en rekke meninger eller holdninger jeg ikke har. Om disse kommentarene faktisk kommer fra lærere, er jeg skremt over hvordan de generaliserer ut fra en svært avgrenset virkelighetsforståelse, selv om det er mulig å finne mange spor som peker til min egen forståelse gjennom både blogginnlegg, gjennom hundrevis av foredrag jeg har holdt (du kan se ett av dem her) og gjennom ting jeg skriver andre steder.

Kjære lærere: dette handler ikke om å brette privatlivet ut på Facebook eller om å være venner med elevene. Det handler om å forstå hvordan elevene dine samhandler med hverandre i det daglige, der Facebook er den viktigste infrastrukturen. Hva deler de med hverandre, hvordan bruker de ulike medier når de skal lære noe de er interessert i, enten det er juksekoder i et spill, det er å spille gitar eller piano, eller det er noe de trenger å kunne i forbindelse med skolearbeidet? Hva er de positive og negative sidene ved det nye mediesamfunnet? Hvorfor ikke bruke disse mediene selv til å finne ut slike ting?

Det handler også om at dette er infrastruktur som er godt egnet for diskusjon, kommunikasjon mellom ulike grupper og for koordinering av ulike typer aktiviteter. Selv er jeg aktiv i en rekke slike diskusjons- og delegrupper, blant annet for sosiale medier i offentlig sektor.

I tillegg finnes det selvsagt en rekke andre gode ressurser, egne nettsamfunn for lærere som vil lære å bruke ulike digitale tjenester i sin egen praksis og dele egen refleksjon og egne meninger. Delogbruk.no er antakelig det mest vellykkede kunnskapsnettverket som er startet i Norge, også i følge tidligere minister Bård Vegard Solhjell, som for øvrig selv ble svært flink til å bruke sosiale medier som blogg og twitter.

Å forstå hvordan tjenester som sosiale bokmerker (eks delicious – her lenke til mine bokmerker om skoleledelse), samskrivingsverktøy (eks Google docs, wikispaces, Etherpad), mindmappingprogrammer, emnekartprogrammer (concept mapping), tidslinjeprogrammer, programmer for redigering av lyd og bilde, qik som gjør telefonen din til et online TV-kamer, worldtw.com (min TVstasjon) som gir deg en global, gratis TV-stasjon endrer læringsmulighetene i skolen er utfordrende. Det er krevende å sette seg inn i alt dette og det tar tid å finne ut hvordan en kan endre undervisningsopplegget sitt.

Men lærer som har tatt denne veien får store effekter, de får interesserte elever, og dette er kanskje det viktigste poenget. Hvis bare interessen er der, er det mulig å lære hva som helst.  Disse elevene lærer å delta i diskusjoner i det offentlige rom, de lærer å finne informasjon fra ulike kilder (ikke bare ved å bruke wikipedia og Google søk) og å vurdere disse. De lærer å sile det som ikke er av betydning og de lærer å framstille egen forståelse og egen argumentasjon på en måte som gjør at de også kan påvirke andre personer.

Så kjære lærere:

• ikke tro at du faktisk vet hva sosiale medier er og kan brukes til uten at du selv har prøvd det
• vis i praksis at du kan utøve kildekritikk, kan søke relevante ressurser om en sak og behersker en debattform som unngår å generalisere på grunnlag av løsrevne uttalelser og brokker av fakta
• kanskje du skulle bruke litt tid på å endre deler av din egen praksis? Start i såfall gjerne med å se på delogbruk.

Om lag en tredel av elevene som begynner på videregående skoler i Norge fullfører ikke skolen. I Finnmark har 70 % av guttene som begynte på vgs for fem år siden ennå  ikke tatt alle eksamener, og frafallet generelt er på rundt 50 %. Dette er hva jeg vil kalle en sosial katastrofe. Kunnskapsministeren har sagt at de samfunnsmessige kostnadene ved dette frafallet er i størrelsesorden 6-9 milliarder kroner årlig (se feks rapport her).

Vi har mye å gå på når det gjelder kvaliteten i norsk skole, også målt opp mot andre nasjoner. Det viser en rekke undersøkelser. Etter 10 år har vi så vidt karret oss opp på gjennomsnittet i PISA-undersøkelsene, men vi har fremdeles en lavere andel av svært flinke elever/studenter enn mange andre land.

For å utvikle oss på ulike sektorer trenger vi også de svært flinke. Vi trenger faktisk flere av dem, av folk som kan stå fram som Stoltenberg og andre politikere har gjort på sensommeren, som kan norske virksomheter til nye produkter, tjenester og markeder og som kan bidra til å utvikle en mer effektiv offentlig sektor. Og ikke minst trenger vi flere lærere som aktivt utforsker hvordan læreprosesser kan endres når vi har fått så utrolig mange nye ressurser som er godt egnet for bruk i skolen og som deler efaringer med sine kollegaer, enten dette er på bloggen, delogbruk eller kanskje på Facebook.

Om du som lærer fremdeles ikke skjønner vitsen , anbefaler jeg deg å komme på NKUL, den største konferansen om IKT og læring. Her finner du kollegaer du kan bli inspirert av, du får ideer til hvordan du kan endre din egen praksis og du får et nettverk av personer som både kan, vil og har erfaring med å utvikle læreprosesser.

Selv bidrar jeg til kunnskapsutviklingen både gjennom mine kurs i sosiale medier i offentlig sektor, gjennom mer enn 50 årlige foredrag i ulike sammenhenger og gjennom å skrive og diskutere med dem har endret sin egen undervisningspraksis. Vil du bruke tid på dette, kan du se på min blogg og bloggene til for eksempel Ingunn Kjøl Wiik, Marita Aksnes, Guttorm Hveem, Leif Harboe som har skrevet Norskboka20, June Breivik, Sven Andreas Horgen, Jan Arve Overland, bare for å nevne noen av dem som har inspirert meg mest.